5 Porquês (Pequenos estudos)

Como se classifica?
Um método.

O que é?
Originalmente chamada de 5Whys, é uma técnica que visa encontrar a raiz de um problema perguntando 5 vezes o porquê de um fato.

Onde de usa?
Pode ser usado em qualquer prática que envolva descobrir a raiz de um problema.

Principais características
Exemplo: Me atrasei para um compromisso:

• Por que? Porque saí tarde de casa.
• Por que? Porque tomei café muito tarde.
• Por que? Porque o banho foi muito demorado.
• Por que? Porque estava muito frio.
• Por que? Porque não tenho aquecimento no banheiro.

Raiz do problema: falta de aquecimento no banheiro.

Possível solução: comprar um aquecedor para minimizar atrasos.

Fontes recomendadas
http://en.wikipedia.org/wiki/5_Whys

Six sigma (Pequenos estudos)

Como se classifica?

Pela minha percepção é um método. A Wikipedia chama de conjunto de práticas (PTBR) e estratégia de gerenciamento de negócios.

O que é?

Um método baseado em cálculos matemáticos que delimita o número de erros tolerados em uma amostragem. Estes números são utilizados como objetivos, como níveis de qualidade. Foi desenvolvido pela Motorola em 1986 para reduzir o número de defeitos provenientes da linha de produção.

Onde de usa?

Inicialmente foi desenvolvido para a indústria e baseado em número de defeitos de uma amostragem de produtos, porém hoje se aplica a outras áreas:

• Fabricação
• Engenharia
• Administração
• Teste/Inspeção
• Operação de fábrica
• Atendimento ao consumidor
• Pesquisa/Desenvolvimento
• Compras
• Vendas/Marketing
• Remessas/Recebimento
• Controle de documentação
• Prevenção de poluição

Principais características

Para me manter na categoria “pequenos estudos”, destacaria a forma-base de avaliar o número defeitos de uma amostragem:

• Verificar quantos componentes um produto possui.
• Verificar em quantas foram encontrados defeitos.
• Verificar em quantos produtos de uma amostragem (inicialmente definida em um milhão) foram encontrados.
• Calcular a percentagem de erros no todo.

Fontes recomendadas

• http://empresasefinancas.hsw.uol.com.br/six-sigma1.htm
• http://en.wikipedia.org/wiki/Six_Sigma

Pontos para o Bizagi

Há algum tempo venho fazendo um free tour pelo BPMS Bizagi. Tenho me limitando por ora a experimentar as ferramentas em nível de estudo, principalmente com os exercícios que eles oferecem. Gostaria, agora, de falar um pouco mais sobre minhas impressões.

Baixei o Bizagi Modeler (documentar processos) e Bizagi Suite Express (automatizar processos) e os instalei sem qualquer problema de licenças e fiquei me perguntando como isso era possível. Lendo sobre como o Bizagi é licenciado e achei sensacional:

•  O Modeler é FREEWARE. Só baixar e usar.
• A Suite é paga, porém a versão de avaliação possui capacidade para 10 (Express - Base de dados local) ou 20 (Enterprise - Base de dados remota) usuários, SEM LIMITAÇÃO DE TEMPO.

Vejam algumas coisas que encontrei a seguir.

• Cursos on-line com exercícios

• Videos passo a passo

• Quick-tours

• Toneladas de outros vídeos

• Templates 100% funcionais de processos automatizados

Nas poucas olhadas (webminars e testes) em outras ferramentas que dei, não vi uma interface tão profissional (amigável, com bom acabamento) quanto esta, nem tanto material com tamanha qualidade. Não estou falando de preço e nem que ele é o único com essa qualidade, mas fico muito feliz em ver que há empresas competentes e com modelos de comercialização inteligentes e de qualidade.

PS: Para aqueles decepcionados com o fato de ser em inglês, confiram este novo material deles e vejam que um movimento já está sendo feito neste sentido.

Exercícios resolvidos

Minha solução para a resposta dos exercícios de Gateway do curso on-line grátis do Bizagi. Notem que os balões com letra preta são o enunciado e os com letra azul são considerações minhas ao comparar com a solução proposta pelo e-learning.

PDCA e Causa Raiz

Plan, Do, Check e Act é um método de melhoria contínua que pode servir como guia para processos de gestão. Ele se baseia em planejar, implantar, conferir (medir se possível) o que era esperado com o que foi entregue e determinar ações de melhoria.

Causa-raiz é uma teoria sobre como solucionar problemas de forma sistêmica, ou seja, buscando sua raiz. Com base nessa teoria algumas áreas de conhecimento se desenvolveram, como prevenção de acidentes de trabalho e controle de qualidade industrial e de software. Vários métodos podem ser utilizados, como brainstorming ou diagrama espinha de peixe.

Referências (acessadas em 19/09/2012):
http://en.wikipedia.org/wiki/Root_cause_analysis
http://qualidadebr.wordpress.com/2009/06/13/analise-de-causa-raiz/

Resenha do livro "Maestro" - Roger Nierenberg

Mais uma vez venho a escrever em âmbito conceitual e convido o leitor a exercitar um pouco o poder de abstração e não se deter ao conteúdo aparente técnico apresentado. Tendo mais de 5 anos experiência em liderança de equipe e canto coral operístico (repertório sinfônico) e mais de 10 em coral e TI, queria falar um pouco sobre o funcionamento de uma orquestra e o papel do leu líder, o tão falado Maestro. Vejam os senhores o quanto são capazes de reconhecer a relação entre estas duas áreas através deste elo de ligação, que será a liderança.

Quando ouvimos uma música orquestral, temos aproximadamente 14 atividades diferentes sendo executada simultaneamente. Cada uma delas é tocada por equipes de pessoas, que falam “a mesma língua”. Estas pessoas estão sentadas em pontos específicos da orquestra, logo ouvem um som diferente do todo. Os instrumentos com mais volume, principalmente, ouvirão muito pouco dos outros instrumentos enquanto estão tocando, embora devam de esforçar para fazê-lo. Como um grupo com esta composição pode se manter síncrono para manter viva a música, que depende tanto desta sincroniza e equalização dos diferentes conjuntos?

Com o aumento das orquestras no século XX, ficou cada vez mais difícil manter todo esse pessoal alinhado e foi aí que ganhou força a figura do líder, ou Maestro. Um maestro lembra alguém de cabelos brancos que ouve tudo e corrige a todos, para que toquem exatamente da maneira que determinar sua batuta. Mas será este realmente o papel dele? Será que essa é uma visão apurada de liderança?

O livro “Maestro” adentra no fascinante mundo da música sob os olhos de um executivo, que do assunto entende muito pouco. Alguns fatos interessantes acontecem durante os ensaios e outros eventos. Vejamos o quanto consigo ilustrar alguns deles:

• “Sigam o oboé, eles lhe dirá o que fazer” – Definição de um ponto referencial, incentivando o trabalho em equipe, visando mais colaboração e menos obediência bitolada. O intuito também é incentivar que cada um não se concentre apenas na sua parte.
• “O clima nessa obra é de mistério, algo obscuro. Notem como o compositor escreveu para o clarinete e mesma melodia que para os outros instrumentos, porém uma oitava abaixo. Este é o som que vai dar à música este clima pretendido. Vamos repetir e agora quero que todos ouçam o clarinete” – Ao invés de corrigir cada grupo de instrumentos, ele comunicou a diretriz principal e deixou com que cada um usasse seu ouvido e criatividade para achar uma solução. Esta liberdade incentiva que as pessoas pensem, faz com que se sintam donos do negócio. Consequentemente, sentir-se mais capaz gera a tão falada auto-motivação.
• “Violinos, ouçam esta frase que começa nos cellos, passa para violas e violinos e culminam no si bemol. A frase é uma só e, além de fazê-la parecer única, precisamos concentrar nossa energia em fazer este legato de forma a ressaltar aquilo que realmente importa, que é esta nota.” – Além da visão global da obra, ele incentiva também esta noção de fluxo. Além de corrigir nota por nota, dá uma noção da frase e deixa com que os próprios músicos decidam como devem se ajustar e o que devem corrigir.
• Todos os lugares da orquestra possuem ouvem um som diferente. O maestro é o único que está em um lugar privilegiado, para onde todos os instrumentos estão direcionados e consegue ouvi-los de forma mais uniforme. Ele incentiva que os músicos ouçam o todo, mas não pode esperar ouçam da mesma forma que ele ouve. Transmitir essa visão global é o seu papel de líder.
• Ao subir ao pódio, demonstrar autoridade não deve ser uma preocupação, ser a fonte de força/energia tão pouco. A própria posição do pódio e a batuta já propiciam que os movimentos de tornem visíveis. Gerar a força e energia é função dos músicos. A função do maestro é direcionar esta força.
• Reagir aos eventos que ocorrem  apenas não é liderar, é torcer junto. O maestro deve se preocupar com o que vai ser tocado, não apenas com o que está sendo. Viver no futuro é uma de suas atribuições de liderança.

Estas são algumas das ideias abordadas neste livro fantástico que, em 126 páginas, consegue demonstrar de forma prática todos estes conceitos que, em grande parte, já lemos em diversos lugares. Ele dá, porém, uma ideia de como isso de conecta com a prática e faz um link com sentimentos humanos do líder e dos liderados. É uma leitura fácil como um passa tempo e de valor inestimável a quem aprecia o assunto “liderança”. Embora o título seja “Maestro”, as questões musicais são adjacentes, instrumentais e navegar por estes temas através deste veículo foi com certeza uma das experiências mais fascinantes que já tive.

BPM x Workflow

Resumo beeeem breve da diferença entre BPM e Worflow:

• Workflow - Automação de processos
• BPM - É uma área de conhecimento para gerenciamento de processos automatizados ou não, que engloba desde o mapeamento até o monitoramento de performance dos processos pós implantação.

Este post publicado no blog da Iprocess explica muito bem esta diferença.

5W2H (Pequenos estudos)

Como se classifica?
Um conceito, em forma de checklist, utilizado como ferramenta de gestão.

O que é?
Um checklist com 7 perguntas básicas que podemos fazer sobre uma tarefa. Elas são no sentido de entender o que deve ser feito (como, por que...) e como deve ser feito (quando, quanto custa...).

Onde de usa?
Quando nos é determinada uma tarefa, por exemplo, existem milhares de perguntas que podemos fazer a respeito. Um checklist como esse serve para evitarmos de esquecer perguntas básicas que podem ser feitas sobre qualquer tarefa. Evidentemente, é um ótimo checklist para quem está planejando, como gestores.

Principais características

• What – O que será feito (etapas)
• Why – Por que será feito (justificativa)
• Where – Onde será feito (local)
• When – Quando será feito (tempo)
• Who – Por quem será feito (responsabilidade)
• How – Como será feito (método)
• How much – Quanto custará fazer (custo)

Fontes recomendadas

• http://www.qualidadebrasil.com.br/artigo/1436/voce_sabe_o_que_e_5w2h
• http://www.sobreadministracao.com/o-que-e-o-5w2h-e-como-ele-e-utilizado/
• http://www.tiespecialistas.com.br/2012/06/5w2h-para-planos-de-acao/

Livro recomendado pelo Correio do Povo

Vai pra minha lista de potenciais leitura, que já publiquei em outro posta deste blog: livro recomendado no caderno Plano de Carreira do Correio do Povo de 09/09/2012.


GESTÃO DE PROCESSOS: da Teoria à Pratica

Autor(a): Simone Pradella, Joao Carlos Furtado e Liane Mahlmann Kipper

1ª edição (2012)
Páginas: 160 páginas
Formato: 14X21
ISBN: 9788522473182

Dicas de organização

Com base nas experiências dos últimos dias, montei uma lista de dicas de organização que estão funcionando bem pra mim:

• Defina uma forma de ter sempre a mão um lugar onde anotar ideias (tarefas) que você lembrar durante o dia, como seu celular.
• Classifique as tarefas em pelo menos três grupos a fim de facilitar seu entendimento "do que está pegando".
• No final de cada dia, olhe a lista e pense nos itens que você poderia fazer amanhã, de modo factível, ou seja, que dê tempo.
• Monte então a sua lista de "coisas a fazer amanhã".

Ao final de cada fia, então:

• Passe a limpo para um lugar onde você pode organizar uma lista maior, como o Word ou um Bloco de Notas do Windows mesmo.
• Elimine as tarefas que foram concluídas.
• Marque de alguma forma (recomendo um "*") aquelas que não foram concluídas ficaram pro dia seguinte. Isso vai lhe ajudar a saber o que está sendo postergado.
• Leia novamente toda a lista para ter uma visão do todo e defina novos itens para amanhã.

Dicas de ordem:

• Procure deixar leitura de e-mails e redes sociais para o meio ou o final das tarefas. Geralmente são essas que o distraem e tomam tempo. Assunto urgentes de verdade chegam por telefone.
• Coloque em primeiro lugar as leituras simples, pra você ler enquanto toma seu cafezinho e desperta o cérebro.
• Logo depois do cafezinho, programe tarefas simples, que você realiza rápido e com baixa margem de erro.
• Defina tempo médio para as tarefas, monitore e, se esgotou o tempo, passe para a próxima tarefa e jogue-a para o final da lista do dia.

Recomendação de leitura

Adicionalmente ao post no qual passei uma lista de livros recomendados, um professor me emprestou este livro SENSACIONAL sobre liderança. Curto, fácil de ler e divertidíssimo.

Trata-se da história de um empresário que, com problemas relacionados à gestão de pessoas, vai buscar nos ensaios de orquestra exemplos de liderança e trabalho em equipe. Invariavelmente cai na figura do maestro, que se prontifica fazer uma reunião com ele após cada ensaio. O empresário não entende nada de música, mas a forma com a qual o maestro descreve os métodos utilizados para liderar a equipe são universalmente entendíveis.

O livro aborda o tópico motivacional da liderança e como liderar possibilitando que as pessoas colaborem para encontrar soluções e, assim, despertando seu espírito criativo e utilizando ao máximo seu potencial. Entrou pra minha lista de "must to".

ECM (Pequenos estudos)

Como se classifica?
É uma área de estudo, um conceito, como BPM.

O que é?
Gerenciamento de conteúdo, ou seja, de informações de diversas mídias (papel, digital...) ou meios (e-mails, livros, documentos, banco de dados...).

Onde de usa?
No gerenciamento de informações corporativas, principalmente as de maior volume e consulta mais demorada. Um bom exemplo é um banco que deseja consultar um cheque armazenado sem ter que percorrer prateleiras de caixas para localizá-lo.


Principais características

• O gerenciamento de conteúdo abrange estratégias, métodos e ferramentas que estruturam a informação de modo a evitar duplicação e a facilitar a busca. 
• As ferramentas são muito presentes neste caso, embora não sejam o objeto de tudo. 
• ECM envolve tecnologias web, banco de dados e estudo de mídias envolvidas, porém não se refere a nenhuma solução proprietária.
• Tadeu Cruz, em seu livro BPM&BPMS (2010) aborda uma problemática fortemente relacionada a isto, que é a DoL (desorganização informacional). Ele fala que a culpa da bagunça das informações armazenadas (principalmente após o advento do microcomputador) é culpa das pessoas que acham que as facilidades da tecnologia dispensam a preocupação com a organização, antes tratada com mais critério, como por exemplo, no gerenciamento de um "arquivo morto".

Fonte recomendada
http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management

SWOT (Pequenos estudos)

Como se classifica?
É um método, não uma ferramenta nem uma area de estudo.

O que é?
Um método para estudo de características de um objetivo que usa o mapeamento de fraquezas e fortalezas internas e externas.

Onde de usa?
Na avaliação de um objetivo, em ordem a definir uma estratégias dadas as características do mesmo. Isto pode aplicar-se a qualquer tipo de objetivo, como, por exemplo, em um plano para prevenção de crise.

Principais características

• S - Strenth, ou fortaleza - Interno, útil
• W - Weaknesses - Fraquezas ou limitações - Interno, prejudicial
• O - Oportunities - Oportunidades - Externo, útil
• T - Threats - Ameaças - Externo, útil

Fontes recomendadas
http://en.wikipedia.org/wiki/SWOT_analysis

Valor de uma solução

Texto inspirado por e-mail redigido por Aline Carvalho no BPM Forum em 06/09/2012:

Uma característica comum nos fanáticos pela tecnologia é criar soluções mirabolantes e esperar que o negócio veja valor naquilo, as vezes de forma mágia. Eu chamaria de "soluções bacana".

Interessante porém é pensar "valor para quem?"

Paradigma: "bacana vc necessário"

Para que uma tecnologia (etimologicamente o estudo de técnicas) seja absorvida pela empresa, é necessária, dentre outras coisas, cultura. Se esta série de fatores fez com que a empresa não visse valor no que foi criado, logo há valor para a TI, mas não para a empresa.

Pensar em tecnologia é pensar também em como gerar valor para a empresa com novas técnicas. Se uma solução não tem seu valor percebido pela empresa, neste contexto (seja pelo que for), não há valor. Valor só é valor quando é percebido.

Dicas para avaliação de software BPM

Dicas de avaliações a serem feitas antes da aquisição de software para BPM, postada no BPM Forum por Kelly Sganderla (Analista BPM, CBPP) em 06/09/2012.





- Você quer uma ferramenta apenas para desenhar processos?
- Você deseja usar que notação?
- Você vai usar a ferramenta para documentar atividades (entradas, saídas, procedimentos)?
- Necessita de recursos de publicação? Em um wiki, em um site próprio?
- Necessita de um repositório e controle de versões dos modelos?
- Necessita de controle de alterações (registro de quem alterou o modelo, qual está em revisão e qual está publicado)?
- Você irá mapear todos os processos desde a cadeia de valor?
- Necessita de recursos de simulação?
- Existem planos de automatização destes processos?
- Você precisará de suporte?
- O quanto de aderência à notação que usará você busca na ferramenta?

Estes são alguns dos requisitos que você deve avaliar antes de fazer a escolha.

Baixe os trials, faça testes dos produtos e veja qual se adequa mais às suas necessidades.

Leituras

Lendo o livro BPM&BPMS do Tadeu Cruz (estou na metade), tive minha expectativa de aprender sobre BPM frustada, pois acabei percebendo que este livro aplica uma abordagem sistêmica e não-técnica sobre o ferramental (BPMS). Acredito que, não-intencionalmente, estou cometendo o comum erro das pessoas de aprender ferramenta antes do conceito. De qualquer forma, eu comprei o livro e pretendo voltar a ele após ler mais sobre conceito BPM e métodos.

Moving on, fui atrás e montei minha própria lista de livros pra ler:


----

TOREAD LIST

BPM

BPM&BPMS (Tadeu Cruz, 2008) - Já estou lendo
(Thanks to Ofitio Consultoria)

Workflow - A tecnologia que vai revolucionar processos (Tadeu Cruz, 2000)
(Thanks to Alexandre Motta)

Guia para Formação de Analistas de Processos
Autor: Gart Capote
(Thanks to Rodrigo Santos)

CBOK® - Business Process Management Common Body Of Knowledge
(Thanks to Ofitio Consultoria e Mauricio Silva)

Mais Rápido, Barato e Melhor
Autor: Michael Hammer e Lisa W. Hershman
(Thanks to Luis Bender)

A AGENDA (6ª ed.) Michael Hamer. Ed. Campus.
ISBN 85-352-0912-3
(Thanks to ancargobr@)

REVOLUÇÃO TOTAL DOS PROCESSOS
CHARLENE B. ADAIR & BRUCE A. MURRAY - ED. NOBEL - ISBN 85-213-0882-5

Business Process Change
Paul Harmon

SISTEMAS, METODOS E PROCESSOS (Tadeu Cruz, 2005)

Gerenciamento de Processos de Negócios - BPM
Autores: BALDAM, ROQUEMAR / VALLE, ROGERIO / ABREU, MAURICIO / PEREIRA, HUMBERTO / HILST, SERGIO / SOBRAL, VALMIR
(Thanks to Rodrigo Santos)

Mapeamento e Gestão por Processos - BPM
Autores: Orlando Pavani Júnior e Rafael Scucuglia

----

ASSUNTOS COMPLEMENTARES

BSC em BPM - Desmistificando conceitos para concretizar sonhos
Autor: Débora Arôxa

A Estratégia em Ação - Balanced Scorecard
Autores: Robert S. Kaplan e David P. Norton

Gestão do Conhecimento
NONAKA, IKUJIRO - Editora Bookman

A Verdade dos Fatos- Gerenciamento baseado em Evidências
Jefrey PFEFFER e Robert SUTTON

Projeto para Seis Sigma. Um Roteiro para Desenvolvimento do Produto.
Cod. do Produto no Submarino: 6760940

----

COMPORTAMENTO E VISÃO

A Hora da Verdade
ISBN: 8535223770

Foco do Cliente
Autor: José Carlos Teixeira Moreira

Pesamento Complexo
Autor: Mariotti, Humberto

O caminho do Guerreiro Pacífico
Autor: Dan Millman

----

Esta lista foi montada com base em algumas recomendações enviadas por membros do BPM Forum (Yahoo Groups) em um tópico que abri solicitando dicas de leitura e também nesta lista que achei no site de uma consultoria:

http://www.gaussconsulting.com.br/si/site/0506